Malgré l’essor des courriers électroniques, il y a lieu de préciser que l’envoi des courriers physiques ou des courriers papiers à vocation commerciale demeure encore une pratique courante et efficace. En effet, la plupart des entreprises utilisent encore de nos jours ce moyen pour effectuer leurs campagnes marketing. C’est pour cela que plus de la moitié des courriers que les particuliers reçoivent dans leurs boites à lettres sont notamment des rapports publicitaires.

Pour comprendre le fonctionnement de ces envois, il y a lieu de parler du routage courrier qui est la solution adoptée par les entreprises afin de garantir la gestion et l’automatisation des transmissions.

Les principales étapes de l’envoi en matière de routage courrier

Pour apporter plus d’informations sur les services proposés par les prestataires externes ou encore par les entreprises de routage courrier, la première étape des envois est l’impression des données ou des courriers. Cette impression peut concerner tout type de formats de papiers et d’enveloppes ainsi que toutes les couleurs et motifs souhaités. De plus, les prestataires garantissent d’habitudes des traitements rapides de votre routage en ligne, même s’il s’agit de tâches urgentes ou encore de tâches imprévues.

Ensuite, la seconde étape des envois est la mise sous enveloppe ou la mise sous film. Ce qui sous-entend donc normalement le conditionnement et l’affranchissement. Justement, il y a lieu de rappeler que les prestataires sont tenus d’assurer l’intégrité, la conformité et la sécurité des courriers. Par conséquent, ils n’ont pas droit à l’erreur concernant les adresses et les dates d’expéditions, tout comme ils sont responsables en cas de perte ou d’endommagement des documents.

La prochaine étape concerne le colisage ou la mise en palette. Celle-ci est très pratique pour réaliser des envois de masse et aussi pour faire une économie d’échelle. Et pour terminer, la dernière étape est l’expédition proprement dite qui est effectué en temps normal par des partenaires agréés et par dépôt à la Poste.

Comment garantir l’efficacité d’un routage courrier ?

Le succès des envois repose souvent sur quelques facteurs essentiels. Tout d’abord, il est important d’avoir un fichier source qui peut être : un fichier client propre à l’entreprise, un fichier acheté ou loué, un annuaire acheté ou encore un fichier créé à partir des pages jaunes ou des pages blanches.

Ensuite, il faut penser à faire un ciblage qui est adapté aux différentes offres de l’entreprise et aussi à envoyer des courriers intéressants pour éviter les problèmes de lassitude. Autrement dit, il est important de savoir se distinguer des autres offres commerciales qui arrivent en même temps dans les boites à lettres, en choisissant avec soin le type d’enveloppe, de papier, de visuel, de mise en page et de parfum à privilégier pour les courriers papiers. Effectivement, les destinataires s’intéressent toujours aux nouveautés et sont souvent tentés à ouvrir les enveloppent lorsque les courriers sont bien présentés.

Comme petite astuce, les professionnels apprécient souvent les enveloppes disposant de formats spéciaux, tandis que les particuliers préfèrent le mailing haut de gamme. Pour donner quelques exemples de modèles d’enveloppes, il y a lieu de citer : les enveloppes à fenêtre, les enveloppes à multifenêtre recto et verso, les enveloppes embossés, les modèles en papier cristal, les modèles calques et les modèles écologiques. Quant aux papiers, on peut énumérer : le papier recyclé, le papier couché mat, le papier en métal et le papier photo.

Les avantages de l’envoi des courriers papiers

Les expéditeurs apprécient beaucoup le fait qu’on leur adresse particulièrement des courriers. De plus, les courriers papiers sont bien considérés aux yeux de ces derniers par rapport aux courriers électroniques car ils semblent être plus sérieux et plus sincères.

Ensuite, l’autre avantage des courriers papiers est le fait qu’ils soient lu directement pas les destinataires et que ces derniers peuvent les relire ou les conserver selon leurs habitudes. D’où il est en même temps plus facile de valoriser une image, des produits, des services, voire même une entreprise ou une marque.

Par ailleurs, ce n’est pas tout le monde qui dispose d’une connexion internet chez eux. Il y a des personnes qui n’ont pas cette opportunité et il y en a d’autres qui ne peuvent pas se connecter en permanence. Ainsi, l’utilisation des courriers papiers s’avère être une bonne alternative pour communiquer avec ces derniers et pour les sensibiliser.

Pour continuer avec les avantages des courriers papiers, il convient d’admettre qu’ils peuvent parfaitement être associés avec les autres canaux de communication. En effet, il arrive souvent qu’en lisant les objets des courriers physiques, les clients ou les prospects sont incités à visiter les sites correspondants pour obtenir plus de renseignements. Ici donc, les courriers papiers sont utilisés pour compléter les appels téléphoniques et les courriers électroniques, tels que les e-mails et les messages envoyés sur les réseaux sociaux.

Une fois que les clients sont satisfaits des services ou des produits que les expéditeurs leur ont proposés, ils vont tout de suite reconnaître les courriers dès qu’il y a envoi et ils seront poussés à ne plus les ignorer. C’est pourquoi on peut dire que les courriers électroniques jouent aussi un grand rôle dans la fidélisation des clients et ce qui est très avantageux pour les entreprises expéditrices car leurs ventes seront boostées et les activités de l’entreprise vont se développer davantage.

Pour terminer, le dernier avantage de l’envoi des courriers papiers est de pouvoir les personnaliser selon les besoins ou les thèmes des expéditeurs. Justement, il ne s’agit pas ici de trouver les meilleures techniques de rédaction ou de fournir de beaux contenus, il s’agit aussi de trouver des politiques publicitaires plus motivantes, comme le fait de livrer les lettres avec : des coupons de réduction, des catalogues, des bons de commande ou encore des stickers.