De plus en plus d’entreprises optent désormais pour l’utilisation d’un logiciel de gestion des contrats. Ce choix comporte de nombreux avantages que n’offre pas l’option de la gestion manuelle.

En effet, pour une entreprise, le volume des contrats physiques à gérer peut être un véritable problème. Entre le risque accru d’erreurs, de fuites et les différends possibles avec les partenaires, la recherche d’une meilleure solution trouve toute son importance.

A cet effet, nous vous présentons ici 5 différentes raisons pour lesquelles il peut être bénéfique d’opter pour un logiciel de gestion des contrats.

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des contrats ?

Un logiciel pour gérer les contrats est une solution informatisée qui permet aux entreprises et organisations de faire un suivi efficient de chaque contrat.

Cet outil en optimise la gestion depuis l’établissement jusqu’à la signature. Il permet également à l’entreprise de respecter en toute transparence la durée et l’échéance fixées.

Si vous êtes à la recherche d’une solution dématérialisée de gestion de contrat, vous pouvez essayer l’offre de ELO Contract. Ce logiciel facile à prendre en main vous permettra non seulement de créer et de gérer vos contrats, mais vous pourrez aussi en assurer aisément la maintenance et le suivi.

Pourquoi utiliser un logiciel de gestion des contrats ?

Les contrats représentent en quelque sorte les fondements d’une entreprise. Ils doivent donc être gérés d’une manière qui convient aussi bien aux partenaires qu’à la société concernée.

Les avantages de l’utilisation d’un logiciel pour gérer les contrats sont nombreux. Voici 5 raisons principales.

1 – Gagner du temps, donc de l’argent

En automatisant la gestion de vos contrats avec un logiciel, vous gagnez du temps. Ce temps pourra être réinvesti dans des activités essentielles de l’entreprise. Cela contribue à l’amélioration de ses performances.

Par exemple, il faut un minimum de 4 jours pour qu’un contrat passe de son stade de brouillon au stade de signature. Cette durée est généralement augmentée avec les imprévus. Avec un logiciel de gestion des contrats, tout le travail ne nécessite que quelques minutes.

Aussi, la dématérialisation de cette gestion assure la réduction des frais généraux de votre entreprise car :

• L’utilisation du papier est limitée ;
• Les frais d’impression sont réduits ;
• Les coûts d’encre et de maintenance de l’imprimante sont moins importants ;
• Les salles d’archivage des documents sont utilisées pour des besoins plus indispensables.

2 – Mieux maîtriser les risques

En manipulant des contrats physiques, vous multipliez les risques de perte de temps, de perte de documents et de mauvaises procédures. Le risque qu’on accède à vos informations sensibles est également plus élevé.

L’outil informatique de gestion vous offre un emplacement dématérialisé et protégé de stockage des contrats. Vous bénéficiez alors d’une meilleure sécurité de vos données.

3 – Contrôler les échéances et recourir à de meilleures procédures

Un logiciel de gestion des contrats peut être configuré de manière à envoyer des notifications de rappel. Vous recevez alors des alertes à l’approche des dates d’échéances fixées. Cette particularité vous garantit le respect des différents délais. Le risque de pénalité est donc réduit et vous êtes épargné des dépenses vaines.

En outre, toute entreprise qui gère efficacement ses contrats, optimise son organisation. Cette relation se base sur le fait que la survie des entreprises dépend des divers partenariats qu’elles contractent.

Cliquez ici pour prendre connaissance des articles du code du travail concernant les échéances de contrats.

4 – Améliorer les relations avec les collaborateurs

Il est important de maintenir un climat d’échanges favorable avec ses partenaires. Pour que règne la confiance mutuelle, l’entreprise doit gérer les contrats qui la lient aux fournisseurs, intermédiaires, sous-traitants et autres de façon optimale.

L’outil de gestion des contrats permet d’instaurer ce climat favorable qui fluidifie les échanges et réduit les différents risques de conflit.

5 – Disposer d’une meilleure traçabilité

Premièrement, en dématérialisant la gestion de vos contrats, vous avez tous vos documents dans un logiciel. Vous pouvez donc y accéder à tout moment, sans risque de perte.

Aussi, l’outil informatisé de gestion des contrats assure la traçabilité de vos activités. Vous ne perdrez plus de temps pour rechercher un contrat parmi une pile de documents physiques. Il vous est également plus facile de consulter l’historique de vos contrats. Cet article parle aussi des avantages d’un outil dématérialisé de gestion des contrats.

Au final, l’évolution du numérique offre désormais mille et une possibilités aux dirigeants en leur permettant d’améliorer la manière de gérer leurs entreprises. C’est ainsi qu’un logiciel de gestion des contrats peut aider une entreprise à être plus performante.