La dématérialisation de documents au sein d’une entreprise est aujourd’hui incontournable. Un changement radical s’impose afin d’optimiser votre mode de gestion. De nos jours, le passage au tout numérique implique l’introduction de nouveaux outils. Pour dématérialiser vos documents d’entreprise, l’utilisation d’un logiciel de gestion électronique de documents ou GED est recommandée. C’est un outil très efficace pour traiter, archiver et préserver la confidentialité de vos dossiers. ELO vous propose des solutions innovantes permettant de gérer vos contrats, factures et autres documents avec une grande fluidité et de façon plus sûre. Qu’est-ce qui différencie cet outil des autres alternatives proposées sur le marché ? En voici quelques bonnes raisons de choisir les solutions ELO.
Collecte, archivage et partage de documents en toute sécurité
Vous êtes à la recherche d’une solution simple et efficace pour supprimer les flux de documents papiers dans votre entreprise ? Il est temps d’adopter un logiciel GED afin de passer à cette dématérialisation en un rien de temps. Cette technologie permet de capturer, de numériser et d’indexer vos documents pour les classer et les sécuriser. Vous avez aussi la possibilité de traiter ces documents via un workflow en vue de les mettre à la disposition de vos collaborateurs ou autres acteurs. Grâce à la numérisation de vos mails, contrats, bons de livraison, factures, reçus et autres documents, vous réduisez les frais liés à leur traitement. Vous pouvez aussi associer l’utilisation de vos fichiers numérisés à un système de gestion de documents afin de faciliter l’accès et le partage à distance. Cela facilite le travail collaboratif et simplifie les échanges d’informations. Outre le gain de temps, la gestion électronique des documents permet d’accroître la productivité de votre entreprise. Mais la mise en place d’une solution GED apporte d’autres avantages pour votre PME.
Gestion transparente des contrats et de la facturation
L’utilisation d’un logiciel de gestion de documents est une option permettant d’accélérer le processus de validation de vos contrats d’entreprise et de garantir leur sécurité, ainsi que leur confidentialité. Plus qu’une solution de dématérialisation, cet outil offre différents modes de traitement et de suivi très fiables en termes de sécurité. Vous pouvez établir et signer un contrat à distance en toute tranquillité d’esprit grâce à la signature numérique. Tout en travaillant sur la bonne version, vous pouvez suivre en temps réel l’avancement de chaque dossier. Les mêmes avantages vous sont offerts dans la gestion de vos factures. Grâce à un processus de facturation simplifié, les données relatives à vos achats et ventes sont accessibles en quelques clics. Vous traitez en toute transparence toutes les factures des fournisseurs et des clients dans un délai nettement réduit. Le plus grand intérêt de cette solution est que seules les personnes autorisées peuvent avoir accès aux contrats et factures.
Un déploiement personnalisé selon les besoins de votre entreprise
Les besoins de traitement, d’indexation, d’archivage et de partage de documents ne sont pas les mêmes dans les entreprises. Vous pouvez choisir le logiciel GED qui convient à l’activité et à l’organisation de la vôtre. Toutefois, il est important de bien choisir l’éditeur de votre solution GED afin de profiter de tous les avantages offerts par cette technologie. Avec ELO, vous avez à votre disposition un outil de gestion de documents doté de fonctionnalités étendues telles que :
- La numérisation des documents
- Le traitement et la modification
- Le classement et l’archivage
- Le partage des fichiers
- La sécurisation des accès
Vous pouvez aussi opter pour la gestion en ligne de vos documents en intégrant des fonctions plus poussées de votre logiciel de gestion de documents. Grâce à la numérisation de vos fichiers et à la gestion électronique de ceux-ci, vous gardez le contrôle sur les données sensibles de votre entreprise.