Dans de nombreuses entreprises, certains salariés sont mobiles et donc amenés à se déplacer en France, comme à l’étranger. Le plus simple pour exercer leur mission est de disposer d’un téléphone portable à vocation professionnelle. Avec leur smartphone, ils sont facilement joignables. Ils disposent d’un outil pour joindre leurs clients et peuvent même effectuer des tâches sur des logiciels, directement sur leur téléphone intelligent. Pour les responsables d’entreprise, une bonne gestion de flotte mobile est importante pour répondre aux besoins des salariés ou encore éviter les hors-forfaits. Voici 3 conseils pour une gestion optimale de la flotte mobile.
Qu’est-ce qu’une flotte mobile ?
Dans une entreprise, la flotte mobile correspond à l’ensemble des téléphones portables utilisés par les salariés. Les appareils sont alors regroupés en un abonnement téléphonique commun.
A partir du moment où elles équipent leurs salariés de téléphones professionnels, les entreprises ont fort intérêt à disposer d’un outil de gestion de flotte. Cela leur permet notamment de suivre les consommations, d’adapter le seuil de hors-forfait ou encore d’ajouter une ligne en quelques clics seulement. En plus, constituer une flotte mobile est beaucoup plus avantageux sur le plan financier. L’entreprise bénéficie en général de tarifs négociés, avec la possibilité de forfaits ou de facturation en temps réel. Et puis, les tarifs peuvent être dégressifs en fonction de la taille de la flotte.
Premier conseil : dédier un salarié la gestion de flotte mobile
Mettre en place une flotte mobile en entreprise ne veut pas dire que chaque salarié doit gérer sa propre ligne. Bien au contraire ! Il est important qu’un employé polyvalent puisse se charger de la gestion de flotte mobile.
C’est lui qui effectue une veille constante sur les différentes lignes. Cela lui permet de garder un oeil sur les consommations et d’adapter les appareils aux besoins des salariés. C’est aussi lui qui est chargé de contacter le service technique ou le SAV de l’opérateur en cas de problème.
Deuxième conseil : disposer d’un outil de gestion de flotte mobile
Pour se simplifier la tâche, le gestionnaire de flotte mobile doit pouvoir compter sur un bon outil de gestion de flotte. Il serait en effet trop complexe de se connecter à une interface différente pour chaque ligne utilisée.
Dans le cas de la gestion de flotte mobile avec FREE PRO par exemple, l’espace client met à disposition une interface qui réunit toutes les lignes professionnelles de l’entreprise.
Ainsi, le gestionnaire de flotte mobile a la possibilité en quelques clics :
- D’activer les lignes
- De suivre les consommations en temps réel
- De prendre connaissance et de maîtriser les dépassements de hors-forfait (règlement des encours, modifications du seuil, etc.)
- De commander un nouveau forfait et de l’activer
- De bloquer une ligne en cas de perte ou de vol
- De commander et de remplacer une carte SIM en cas de perte ou de vol
- De faire une demande d’assistance auprès des équipes de l’opérateur
Troisième conseil : toujours être dans la communication avec les salariés
L’utilisation d’un outil de gestion de flotte mobile est très utile à la personne qui gère la flotte. Cela rend un grand nombre de démarches plus faciles et l’employé bénéficie d’une vision globale sur les lignes. Mais le gestionnaire de flotte mobile doit aussi toujours rester au contact de chaque salarié qui utilise un téléphone portable professionnel.
Il ne doit pas hésiter à les contacter pour leur faire part de remarques concernant les dépassements hors-forfait par exemple, et voir ce qui peut être mis en place pour résoudre le problème. Globalement, il doit être à l’écoute des besoins de chaque salarié concerné, afin de mieux répondre à l’utilisation quotidienne de leur ligne.
Les salariés doivent aussi pouvoir compter sur la disponibilité et la réactivité du gestionnaire de flotte mobile. Pour bloquer une ligne en cas de perte ou de vol, ou encore pour mettre en place une assistance en cas de problème technique avec l’appareil. Une bonne communication est indispensable pour une gestion de flotte mobile optimale.