Après vos réunions de comités d’entreprise ou de conseils municipaux, vous souhaitez pouvoir consigner vos décisions, mais aussi les échanges et les déclarations qui ont été faites lors de celles-ci ? Mais il est parfois difficile de savoir exactement sous quelle forme les organiser. Pour vous aider, on a décidé de faire le point sur la différence entre un compte rendu et un procès-verbal !

Deux méthodes de transcription

Vous avez organisé une réunion importante et souhaitez pouvoir faire le point sur les décisions qui ont été prises, sur les déclarations qui y ont été faites mais aussi sur la participation des uns et des autres, de vos associés, de vos actionnaires et de participants plus épisodiques. Pour cela, différentes formes s’offrent à vous, notamment le procès-verbal ou le compte-rendu.

Ces deux méthodes de transcription sont cependant distinctes et n’ont pas le même rôle, c’est ce sur quoi nous nous proposons de faire le point. Quelles sont les différences entre ces deux méthodes de retranscription ? Pourquoi faire un compte rendu plutôt synthétique et analytique dans certains cas et un procès-verbal sous forme de script in extenso ou de verbatim dans d’autres ?

En fait, les deux n’ont pas le même rôle : le premier est plus succinct que le second. N’y apparaissent que les grandes lignes de la réunion car son but n’est pas d’en détailler le contenu mais de résumer les grandes décisions qui ont été prises. Le procès-verbal, lui, est bien plus factuel et littéral !

Bien choisir

Lors d’une réunion à la mairie, par exemple, le procès-verbal, aussi appelé simplement PV, a pour objet d’établir et de consigner les faits, les déclarations, et les décisions qui ont été prises lors de la réunion. Les principales instances concernées sont les conseils municipaux. Il a un rôle pleinement factuel : tout doit y être inscrit et mentionné. Il est parfois mot à mot pour être exhaustif ! Il n’est en général pas accessible à tout un chacun, il s’agit bien davantage d’une trace qui peut être consultée par les participants en cas de litige ou de doute.

Rédiger des comptes rendus, par contre, se fait aussi dans un but de communication : leur rôle synthétique, leur ambition d’être des résumés concis des grandes décisions prises sous forme de synthèses brèves, en font des documents qui doivent pouvoir être consultés par tout un chacun pour s’informer ou se renseigner quant à l’avenir d’une région, d’un groupe ou même d’une entreprise.

On peut tout à fait imaginer un grand groupe fournir une copie du compte rendu à la presse après une réunion ou conférence importante. C’est un moyen d’informer ceux qui sont extérieurs à la réunion !

Bien rédiger le compte rendu

Il est donc important de bien rédiger ses comptes rendus ou ses procès-verbaux afin de ne pas s’emmêler les pinceaux et de ne pas attribuer aux uns le rôle des autres ! Dans les comités d’entreprise ou les CCE et CHSCT par exemple, il faut bien distinguer la direction et les syndicats.

Attention néanmoins car il est possible qu’un compte rendu ait les mêmes propriétés qu’un procès-verbal ! Il suffit pour cela d’y apposer la signature de toutes les parties prenantes !

Rien ne vous empêche donc de faire un document qui ait les deux rôles, il aura ainsi un rôle juridique bien distinct et devra être signé par toutes les parties prenant part à la réunion !