Soucieux de développer son activité entrepreneuriale, le gérant d’une entreprise doit effectuer un certain nombre de démarches administratives. En effet, ces démarches sont indispensables afin d’obtenir les documents essentiels liés au bon fonctionnement de la société. Le Kbis ou l’extrait Kbis en fait partie. Focus.
À quoi sert l’extrait de Kbis ?
L’extrait de Kbis est un document officiel permettant de prouver l’existence juridique d’une entreprise dont l’activité est commerciale. Il peut être demandé, car il est considéré comme étant la carte d’identité de la société en question. En effet, il contient l’intégralité des informations à propos de l’entité, ce qui permet de faciliter l’identification d’une société. Voici quelques-unes des informations qui y figurent : l’immatriculation de l’entreprise, la raison sociale, le numéro SIREN ou le code NAF, le capital social de la firme, sa date de création, sa forme juridique (SA, SARL, SCI…), l’adresse du site Internet du groupe. D’autres infos sont présentes concernent celles du dirigeant, mais aussi des administrateurs et des commissaires aux comptes. Il s’agit notamment de la fonction, le nom, le prénom, la date de naissance, la nationalité et l’adresse. Les éventuels jugements d’un tribunal de commerce relatifs aux procédures de redressement judiciaire, de liquidation de l’entreprise ou encore de sauvegarde sont également inscrits dans l’extrait.
Par ailleurs, le Kbis pourra être demandé dans de nombreuses démarches administratives. Il peut être requis pour ouvrir un compte bancaire professionnel, pour souscrire à une assurance professionnelle, pour demander une subvention, pour louer un matériel pro ou encore pour répondre à des appels d’offres. Pour les fournisseurs, les agents commerciaux ou les autres associés de l’entrepreneur, le document permet de s’assurer de l’égalité de la boîte et de sa pérennité.
Comment obtenir ce document officiel ?
Tout d’abord, il est important de préciser qu’obtenir un Kbis est possible pour tout individu qui le désire et pas uniquement en rapport avec l’entreprise concernée. À l’évidence, ce registre est accessible à tous et est considéré comme un document public. Pour procéder à la demande, deux solutions sont possibles. Le concerné peut l’effectuer directement, sur place ou par courrier auprès du greffe du tribunal de commerce dont la société dépend. Il peut également réaliser les démarches en ligne via infogreffe ou une plateforme privée. Il suffit de mentionner le numéro d’immatriculation ou la dénomination de l’enseigne. Cependant, il y a quelques exceptions, notamment pour les entreprises commerciales en Alsace, en Moselle et dans les DOM-TOM. Leur demande se fait uniquement sur place ou par courrier, car la procédure en ligne n’est pas possible, sauf pour Mulhouse et Strasbourg.
Concernant la validité du Kbis, il n’existe pas de durée officielle. Toutefois, il est reconnu que, pour faire foi et être opposable, il doit dater d’au moins trois mois. Cette durée de trois mois s’explique par la mise à jour constante du document. Il convient également de noter que toutes les entreprises doivent obligatoirement être inscrites au RCS, afin que l’extrait soit disponible de suite. Tout changement au niveau de la structure de l’entreprise doit être notifié dans le mois suivant les modifications.
Enfin, cet extrait est payant, quelle que soit la procédure de demande choisie. Son prix varie en fonction de la modalité de délivrance (via la poste, en main propre ou par voix électronique). Il existe aussi des situations particulières dans lesquelles un entrepreneur est pressé. Ainsi, pour résoudre cette problématique, le greffe est en mesure de fournir un Kbis provisoire une fois le numéro SIREN accordé par l’INSEE.