La nomination d’un DPO pour certains établissements est l’un des points clés du RGPD, le nouveau règlement qui régira pleinement la protection des données personnelles à partir du 25 mai 2018. Ses missions se résument pour l’essentiel à informer et conseiller le responsable des traitements et/ou les sous-traitants des règles à suivre en matière de protection de données. Il assiste également les décideurs dans leur prise de décisions. Pour mener à bien ses missions, le DPO doit utiliser un logiciel DPO. Cet outil va grandement lui faciliter la tâche.
Tenue du registre des traitements de données à caractère personnel facilité
L’obligation de tenir un registre des traitements est l’une des principales nouveautés apportées par le RGPD. La gestion du registre est souvent laissée au DPO. Ce dernier pourra facilement déceler d’éventuelles non-conformités et les axes d’amélioration pour se conformer au RGPD en utilisant un logiciel DPO. Plus encore, cet outil va permettre de gérer plusieurs registres et plusieurs traitements. Avec un logiciel DPO, il sera également plus facile de respecter le principe d’accountability imposé par le RGPD étant donné que les modifications effectuées au sein du registre pourront facilement être retracées (notation sur fichier log).
Pour mener une étude d’impact sur la vie privée
Un logiciel DPO va également servir à mener à bien une démarche d’Analyse d’Impact relative à la Protection des Données (PIA, AIPD ou EIVP). Pour rappel, une étude d’impact doit toujours être faite quand le traitement a recours à de nouvelles technologies ou quand le traitement est exclusivement basé sur un processus automatisé ou quand les caractères du traitement (nature, portée, contexte, finalité…) 😉 sont susceptibles d’engendrer un risque élevé pour les droits et libertés des personnes.
Pour gérer les demandes d’accès et les violations sur les données
Suivre les demandes d’accès et les éventuelles violations sur les données à caractère personnel est l’une des missions principales du DPO. Ces demandes et ces violations peuvent facilement être gérées à partir d’un logiciel DPO. En fonction de la performance du logiciel, un bilan qui permettra d’analyser la performance des mécanismes de protection déjà mis en œuvre pourra même être dressé.
Pour suivre la performance des mesures de sécurité des données déjà mises en place
De nos jours, les nouvelles technologies apparaissent de jour en jour. Et parfois, ce sont les droits et libertés des personnes qui en pâtissent. C’est pour pallier à ce problème que les nouvelles obligations imposées par le RGPD mettent l’accent sur la responsabilisation des entreprises manipulant les données personnelles. Dans cette optique, le nouveau règlement encourage les entreprises à revoir régulièrement leur mesure de sécurité en matière de protection des données. Il appartiendra alors au DPO de faire un suivi et une évaluation régulière de ces dites mesures de sécurité. Et pour ce faire, il s’aidera d’un logiciel DPO.
Pour contrôler les risques juridiques
Enfin, un logiciel DPO pourra permettre à un DPO de contrôler plus facilement les risques juridiques des traitements mis en œuvre. Cet outil lui permettra également d’engager les processus correctifs nécessaires pour se mettre en conformité avec le règlement en vigueur.