Intitulé PGI dans sa version française pour « progiciel de gestion intégrée », le logiciel ERP fait aujourd’hui partie des éléments indispensables de la boîte à outils de toute entreprise. C’est pourquoi les développeurs sont nombreux à concevoir des solutions informatiques pour accompagner les entreprises dans l’optimisation et le développement de leur activité. Il suffit alors de taper la requête sur le web pour trouver toute une liste de PGI, comme alix-gestion-entreprise par exemple.

Un atout business

Bien que chaque solution se caractérise par des fonctionnalités spécifiques, la plupart de ces outils réunissent un socle commun d’options, utiles à toute entreprise. Car même s’il existe une multitude de modèles économiques et de mode de fonctionnement dans le monde professionnel, toutes les entreprises sont caractérisées par des besoins communs, par exemple : générer du chiffre d’affaires pour rentabiliser et développer son activité ( en savoir plus ici). Ainsi, les solutions PGI, bien que nombreuses, rassemblent un tronc commun de fonctionnalités utiles à toute société.

À quoi sert un logiciel ERP ?

La vocation première de cet outil est de rendre homogène l’ensemble du système d’information de l’entreprise au travers d’un outil informatique unique, subdivisé en modules qui élargissent le périmètre de gestion de la solution. Ainsi, s’il est installé sur l’ensemble du réseau interne de la boîte, il permet de mieux gérer :

• Les achats
• Les dépenses
• La comptabilité : client, fournisseur, immobilisation, personnel, etc.
• La production : automatisation, planification, etc.
• Les stocks

Unifier l’information entre les différents services

Intégré à l’ensemble du réseau de la société, le logiciel ERP garantit l’unicité des informations qu’il contient, car il est une base commune à tous les services de la boîte. Ainsi, dès lors que le département commercial met à jour une donnée suite à la réalisation d’une vente par exemple, le service comptable y a accès en temps réel et gagne donc en réactivité.

Une gestion en temps réel

Plus encore, l’information est automatiquement mise à jour dans le module comptable et va s’ajouter par exemple au grand livre ou au compte de résultat, un gain de temps considérable. Cette réactivité est encore plus importante pour les sociétés implantées dans plusieurs locaux, plusieurs villes voire plusieurs pays, car elle permet d’unifier le système d’information pour l’ensemble des collaborateurs en temps réel et via une plateforme unique.

Un gain de temps et de rentabilité

Avec un logiciel ERP, finies la perte de données et la duplication d’informations. Hiérarchisé en modules correspondants aux services/départements qui constituent une société (comme cité plus haut), le PGI garantit la piste d’audit. Autrement dit, il permet de tracer chaque information ajoutée au travers des différents modules. Il est donc facile de retrouver et d’analyser l’origine de chaque donnée intégrée et son auteur.

Ainsi bien que son installation représente un investissement conséquent, et que sa prise en main par les collaborateurs puisse être longue, l’efficacité et la hausse de rentabilité qu’il engendre permettent de rentabiliser l’investissement rapidement. Le pourcentage d’erreurs au sein d’une société qui possède un logiciel ERP performant est proche de zéro. Grâce à une meilleure gestion des stocks, aucune dépense inutile n’est effectuée, les erreurs au niveau des commandes n’ont plus lieu d’être, car tout est automatisé.

En bref, grâce à une meilleure gestion de l’information au sein des différents départements qui composent une société, le PGI permet d’optimiser l’ensemble de son activité grâce à une hausse de rentabilité importante, à tous les niveaux.