Plus votre entreprise se développe et plus sa gestion administrative devient complexe. Tout outil qui peut vous faciliter sa gestion est donc à prendre en considération. C’est le cas du logiciel de note de frais. Découvrez vite tout ce qu’il peut vous apporter !

Que comprend une note de frais ?

Le logiciel de note de frais doit vous permettre de répertorier tous les éléments pris en compte et de vous faciliter leur gestion comme c’est le cas avec le logiciel de note de frais Expensya. Il est donc bon de définir clairement ce que doit contenir une note de frais et ce qui n’entre pas dans ce cadre.

D’une manière générale, une note de frais comprend les frais engagés par le dirigeant de l’entreprise ou le personnel dans le cadre de sa mission. Les frais doivent être engagés pour les besoins de l’entreprise, dans son intérêt et proportionnés. Ils sont justifiés par des justificatifs et remboursés sur la base de ceux-ci en frais réels ou sur une base forfaitaire.

Ces notes de frais concernent généralement les notes de restaurant, d’hébergement, de péages, de parking, les indemnités kilométriques si vous utilisez votre propre voiture pour vos déplacements professionnels…

Les salariés doivent faire une note de frais chaque mois et la remettre à son entreprise pour être remboursé des frais avancés. Lorsque vous avez beaucoup de salariés, cela peut faire beaucoup de notes de frais à gérer. Utiliser un logiciel de note de frais va alors vite prendre son importance.

Si vous voulez en savoir plus sur la note de frais et les modalités de remboursement, consultez cette page.

Pourquoi utiliser un logiciel de note de frais ?

Si avoir des salariés mobiles pour conquérir de nouveaux marchés est une nécessité pour une entreprise, quelle que soit sa taille, limiter les frais l’est tout autant. Utiliser un logiciel de note de frais représente de multiples avantages pour l’entreprise comme :

• Un gain de temps : Il est estimé que le temps passé à gérer les notes de frais est divisé par deux en utilisant ce type de logiciel.
• Limiter les échanges papier ce qui évite que certains soient égarés. Cela engendre aussi moins de frais d’impression et pas besoin d’espace de stockage physique, tout est conservé sur votre ordinateur.
• Faciliter la communication entre les services. Le personnel va remplir ses notes de frais en ligne et l’expert-comptable chargé de les valider et de les payer pourra les consulter sur le logiciel.
• Accéder au logiciel même lorsque vous n’êtes pas au bureau. Les commerciaux passent la majeure partie de leur temps sur le terrain, il faut donc une solution qui soit mobile.
• Repérer plus facilement les abus et contrôler les dépenses pour qu’elles soient limitées à l’essentiel.

Vous aurez ainsi une vision globale des dépenses engendrées et plus précise pour chacun de vos collaborateurs. Maîtriser les dépenses est indispensable pour la bonne santé de votre entreprise.

Les solutions de gestion

Pour votre logiciel de note de frais, vous avez la possibilité d’installer un logiciel sur le réseau interne de l’entreprise ou d’utiliser une application en ligne qui peut être accessible depuis n’importe quel poste pour peu qu’il soit relié à internet. Cela peut être très important notamment parce que vos commerciaux ne sont pas au bureau. Ils doivent donc pouvoir se connecter depuis n’importe quel poste informatique.

Convaincu de la nécessité d’avoir un logiciel de note de frais que vous puissiez gérer en ligne intégralement ? Pour aller plus loin, cliquez ici afin de voir toutes les solutions offertes aux entrepreneurs pour stocker les données de leur entreprise. Elles sont nombreuses et doivent être conservées pour être consultées à tout moment.