Le parc informatique d’une société représente une part importante des dépenses. Ces dernières peuvent être réduites en assurant une bonne gestion des coûts informatiques. Des agences spécialisées, telles qu’Anatole dans la gestion des parcs télécoms, peuvent vous accompagner dans ce processus, qui réclame de mettre en œuvre un certain nombre de moyens.

Total Cost of Ownership (TCO)

Il existe un indicateur de gestion des coûts informatiques qui peut vous permettre d’adapter votre budget. Il s’agit du coût total de possession, ou TCO.

Le TCO permet d’évaluer les dépenses provoquées par un produit sur la durée (cliquez ici pour en savoir plus) dans le cadre d’un audit. Ces dernières ne se limitent pas au prix d’achat, puisqu’il existe trois types de dépenses liées à un appareil :

• La dépense directe : elle peut correspondre au prix d’achat de l’appareil et des licences de logiciels.
• La dépense indirecte : elle concerne la maintenance, l’entretien, l’installation et la formation du personnel amené à utiliser vos appareils.
• La dépense cachée : provoquée par les dommages de matériel et les pannes

Allonger la durée de vie des appareils

La prévention peut être un bon moyen pour réaliser des économies en termes de gestion des coûts informatiques. Il existe plusieurs manières d’étirer le cycle de vie de vos équipements :

• Nettoyage logiciel : n’hésitez pas à défragmenter, formater, nettoyer votre disque dur, tout en supprimant les programmes inutiles et en mettant à jour ceux qui sont utilisés régulièrement par le personnel. Pensez aussi à utiliser des scans contre les malwares et spywares.
• Sécurité : il est impératif d’équiper vos appareils d’antivirus et de firewalls.
• Mémoire vive : pour faciliter l’usage de logiciels lourds, ajoutez de la RAM à vos machines.
• Economie d’énergie : en paramétrant les options des appareils, vous pourrez programmer la mise en veille de certains composants.
• Exploitation des vieux postes : si certaines de vos machines deviennent progressivement obsolètes, vous pouvez les doter d’un système d’exploitation plus léger. Vous serez en mesure de diminuer la consommation de mémoire vive ainsi que l’espace utilisé sur les disques durs. Ceci vous permettra d’augmenter drastiquement leur durée de vie.

Ces pratiques participeront à la bonne gestion des coûts informatiques de votre entreprise. Cependant, elles ne suffisent pas.

Mettre en place des solutions durables

Au sein d’une entreprise, la direction du système d’information peut optimiser la gestion des coûts informatiques à l’aide des moyens suivants :

• Centralisation des achats : il est possible de réduire considérablement les dépenses liées au parc informatique en négociant les gros volumes de fourniture.
• Responsabilisation des utilisateurs : prôner l’information et la responsabilisation au sein de votre entreprise. D’autre part, c’est la sécurité de vos données qui est également en jeu. Dans le cas où votre personnel s’adonnerait à des téléchargements à risque ou consulterait des sites dangereux, vous seriez exposé à des intrusions et des cyberattaques (visitez ce lien pour plus d’informations).
• Renouvellement des serveurs : indispensables dans le cadre de la sauvegarde de vos informations et du bon fonctionnement de vos systèmes, vos serveurs doivent demeurer en bonne santé. Vous devez songer à les renouveler avant qu’ils ne deviennent obsolètes et qu’ils soient la source de dépenses supplémentaires.

Il existe d’autres manières d’améliorer la gestion des coûts informatiques. La meilleure façon de s’y prendre reste de pouvoir bénéficier des conseils d’une société externe spécialisée.