La gestion de la comptabilité et la facturation des prestations est une part commune à toutes les entreprises. Si certaines d’entre elles choisissent l’option des facturiers en papier, d’autres préfèrent l’utilisation des tableurs. Il existe également une solution encore plus optimale qui est l’utilisation de logiciels de gestion. Ces derniers permettent une exécution automatique des tâches. Pour vous aider dans vos décisions, cet article vous explique pourquoi implémenter un logiciel de gestion pour la compta et la facturation dans votre entreprise.

A quoi sert un logiciel de gestion ?

Un logiciel de gestion n’est rien d’autre qu’un programme informatique. Il est conçu pour automatiser la gestion commerciale. Cette automatisation concerne aussi l’édition des factures jusqu’à leur intégration au système comptable. Les opérations administratives afférentes au domaine sont donc simplifiées par l’utilisation du logiciel.

Il n’est pas impératif d’implémenter un logiciel de gestion pour la compta et la facturation, mais l’alternative est très utile lorsque le volume de vos factures commence par augmenter. Un tel logiciel vous permet d’éditer vos factures, pour les transmettre à vos partenaires et clients.

Un logiciel de gestion vous offre également la possibilité d’éditer et gérer les devis, de gérer les impayés et les relances, d’intégrer automatiquement les factures dans le système comptable et de suivre l’évolution de vos affaires avec l’établissement de tableaux de bord.

Pourquoi implémenter un logiciel de gestion pour la compta et la facturation ?

Plusieurs avantages découlent de l’utilisation d’un logiciel de gestion. Qu’il soit disponible en monoposte ou via internet, ses principaux avantages sont les mêmes si vous optez pour un logiciel bien paramétré. Au nombre de ces derniers, nous pouvons relever :

La centralisation de la base de données clients

Implémenter un logiciel de gestion pour la compta et la facturation vous permet de centraliser toutes vos fiches clients. Cela se fait avec l’enregistrement des informations telles que l’adresse du client, les modalités de sa facturation, le taux de TVA à lui appliquer et toute autre information importante.

La facturation avec un logiciel vous permet d’éviter les doublons. Les doublons sont des fiches clients avec des informations identiques ou quasi identiques comme une même appellation mais de différentes modalités de facturation par exemple.

Le respect de toutes les règles de comptabilité et de facturation

Il est assez fréquent lorsqu’on tient une comptabilité analogue, d’oublier certaines mentions obligatoires. Le fait d’implémenter un logiciel de gestion pour la compta et la facturation vous permet d’être en conformité avec les législations et réglementations en vigueur :

• Il prend en compte toutes les mentions obligatoires que la loi impose (taux de TVA, identification des entreprises, délais de paiement, dates d’émission des factures, taux de pénalité de retard, etc.) ;
• Il respecte l’incrémentation de la numérotation. C’est à dire que les numéros de facture sont attribués suivant un ordre chronologique continu, sans lacune ;
• Lorsque l’accès se fait via internet, il permet de faire recours aux factures classées en ligne ;
• En lieux et places de supprimer les factures révolues, il permet d’établir des avoirs afin d’annuler les factures en question.

La forte réduction du risque d’erreurs

L’automatisation du processus prend en compte le report et le calcul de toutes les données renseignées, sans besoin d’intervention humaine. Il y a donc moins d’erreurs lors du report de la TVA à appliquer au client selon les informations de sa fiche.

S’il y a une remise dans la fiche client, elle est appliquée automatiquement. L’adresse du client est insérée également de manière automatique comme elle apparaît dans sa fiche. Le montant HT est aussi calculé en fonction de la quantité vendue, de la TVA et du montant TTC. Le logiciel garde en mémoire toutes les tâches effectuées, ce qui limite le risque qu’on oublie une facturation.

Le suivi plus efficace des affaires

Implémenter un logiciel de gestion pour la compta et la facturation vous permet de faire la gestion des impayés et des relances. Ainsi, grâce à des notifications à l’écran, vous pourrez savoir quelles sont les factures qui n’ont pas été payées à leur échéance.

Vous avez aussi la possibilité de relancer automatiquement les clients n’ayant pas réglé leurs factures. Cependant, seuls certains logiciels de gestion, avec un bon paramétrage permettent de gérer le recouvrement des créances.

Le gain de temps

Pour finir, faire sa facturation avec un logiciel permet de gagner du temps sur l’activité. Ce temps peut être réinvesti dans d’autres domaines et permettre à l’entreprise d’être plus performante en développant d’autres affaires et en créant de la valeur. Implémenter un logiciel de gestion pour la compta et la facturation relève donc plus de la nécessité que du luxe. Cette action garantit de meilleures performances à votre entreprise. Quickbooks est un logiciel qui permet de faire sa facturation en ligne. La prise en main est facile, et vous pouvez profiter de la période d’essai de 30 jours pour essayer gratuitement le logiciel et ses fonctionnalités.