Aujourd’hui toutes les entreprises françaises sont confrontées aux notes de frais. Que ce soit pour une petite, moyenne ou grande entreprise, les notes de frais sont un poste de dépense important pour l’ensemble des sociétés. Le traitement des données de celles-ci peut paraître complexe et long. Pour aider les gérants d’entreprise dans la gestion de leur traitement, des logiciels d’aide existent.

Qu’est-ce qu’une note de frais ?

Une note de frais peut être réalisée par tous les salariés d’une organisation. Elle correspond à l’ensemble des dépenses qu’un salarié effectue avec sa propre carte bancaire, argent liquide ou chéquier pour son entreprise.

Attention, toutes les dépenses ne sont pas prises en compte par la société. Elles doivent correspondre à une dépense précise qui a été engendrée dans le but de satisfaire ou réaliser une mission pour l’entreprise. La gestion des notes de frais devient alors complexe. Les Français dépensent majoritairement dans les mêmes catégories : les transports routiers, la restauration, le carburant, les transports aériens et les hôtels.

Certains métiers engendrent davantage de notes de frais que d’autres. Prenons l’exemple d’un commercial ou un manager, ils effectuent des notes de frais quotidiennement dans les postes de restauration, carburant et transport routier. Alors que pour le poste de boulanger, celui-ci aura moins de notes de frais. Les frais liés au déplacement seront moindres qu’une personne effectuant de la route tous les jours. Les dépenses peuvent varier selon le métier exercé par le salarié.

Dans quel cas faut-il faire une note de frais ?

Les notes de frais peuvent être réalisées dans diverses situations :

• Un salarié utilisant sa voiture personnelle dans le cadre de son emploi doit établir une note de frais. Ce n’est pas à l’employé de payer les frais liés à l’usure de son véhicule et le carburant utilisé. Il peut avancer ces frais s’il ne dispose pas d’une carte bancaire d’entreprise. L’employeur se doit de rembourser les dépenses avancées par le salarié.
• Invitation d’un partenaire / client au restaurant. Il peut arriver qu’un salarié se doive d’inviter son client au restaurant afin de le remercier de leur collaboration ou autre. Les dépenses engendrées lors de ce repas doivent être remboursées par l’entreprise. Attention, il peut exister un plafond à ce montant. Pour cela, renseignez-vous auprès de votre service comptabilité.
• Les frais d’hôtel lors de déplacement sont des frais qui peuvent être remboursés par l’organisation. Ce sont des frais qui sont habituellement engendrés lorsque les entreprises réalisent des séminaires ou déplacements professionnels loin de leur lieu d’habitation. Lors des séminaires, ce sont généralement les sociétés qui paient directement les prestations. Mais il peut arriver qu’elles demandent aux employés de payer et qu’ils soient remboursés en notes de frais. Concernant les frais de déplacement, ce peut être des frais liés aux nuits d’hôtel lors des déplacements pour visiter un client ou filiale de l’entreprise se trouvant loin du lieu d’habitation. Dans ces 2 cas, des notes de frais doivent être réalisées.

D’autres exemples peuvent être listés. Cependant, ces 3 types de notes de frais sont généralement les plus courants.

Quelles sont les limites de la note de frais ?

Les notes de frais sont contrôlées méticuleusement par les employeurs, mais également par l’organisme d’URSSAF. L’URSSAF (Union de Recouvrement pour la Sécurité Sociale et les Allocations Familiales) se charge de collecter les contributions et cotisations sociales. Son objectif est d’assurer la gestion de la trésorerie de la Sécurité Sociale.

De nombreuses entreprises trichent dans leurs notes de frais et ajoutent des déplacements / repas et autres frais qu’ils n’ont pas réalisés dans le cadre de leur travail afin d’augmenter leur montant de remboursement. C’est pourquoi l’URSSAF se doit de contrôler la gestion des notes de frais afin qu’il n’y ait pas de fraude. Les amendes portent généralement sur le manque de pièces justificatives ou des justifications insuffisantes telles qu’une addition sans le montant de la TVA ou de date par exemple. Le but est de stabiliser la trésorerie de la Sécurité Sociale.